Нотариальный архив

УТВЕРЖДЕНО
Решением Правления
Нотариальной Палаты
Республики Башкортостан»
(протокол № 43 от 12.12.2024 г.)

 

 

                      

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О НОТАРИАЛЬНОМ АРХИВЕ

Нотариальной Палаты Республики Башкортостан

(новая редакция)

 

 

 

 

 

 

 

 

1.                 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

 

1.1 Положение о нотариальном архиве Нотариальной палаты Республики Башкортостан (далее - Положение) разработано в соответствии с действующими положениями законодательства в сфере нотариата и архивном деле, а также на основании Примерного порядка создания, комплектования и функционирования нотариальных архивов нотариальных палат субъектов РФ, утвержденных решением Правления Федеральной нотариальной палаты (протокол № 08/24 от 29.07.2024).

1.2 Нотариальный архив в своей деятельности руководствуется следующими нормативными правовыми и локальными актами:

¾               Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом Российской Федерации 11.02.1993 № 4462-1) (далее – Основы);

¾               Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

¾               Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее – ФЗ-339);

¾               Федеральный закон от 30.12.2009 № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (далее – ФЗ-384);

¾               Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – ФЗ-63);

¾               Федеральный закон от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (далее – ФЗ-69);

¾               Постановление Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 №1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации»;

¾               Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила хранения документов Архивного фонда РФ);

¾               Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее – Приказ Росархива от 02.03.2020 №24);

¾               Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 393 «Об утверждении Типовой номенклатуры дел нотариуса» (далее – Типовая номенклатура);

¾               Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 394 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (далее – ПНД);

¾               Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (далее – Правила хранения нотариальных документов);

¾               Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 397 «Об утверждении Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам» (далее - Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме);

¾               Приказ Минюста России от 30.09.2020 № 225 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок»;

¾               Приказ Минюста России от 19.12.2013 N 229 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (далее – Примерная номенклатура);

¾               Устав Нотариальной Палаты Республики Башкортостан (далее - Палата);

¾               локальные акты Палаты.

1.3.     Для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, находящихся в нотариальном архиве, используется нежилое помещение, находящееся в собственности Нотариальной Палаты Республики Башкортостан, расположенное на территории города Уфы.

1.4      Нотариальный архив является структурным подразделением Палаты и регулирует вопросы организации хранения, учета и использования нотариальных документов. Нотариальный архив в составе Управления делами Палаты действует во взаимодействии со всеми отделами и структурными подразделениями.

1.5.     Нотариальный архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов. В нотариальный архив принимаются нотариальные документы на бумажном носителе нотариусов, занимающихся частной практикой, созданные в результате их деятельности, нотариальные документы государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов), а также по решению нотариальной Палаты иные номенклатурные дела, в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы (архивный фонд иных номенклатурных дел).

1.6. Нотариальный архив содержится за счет средств Палаты. Расходы по его содержанию учитываются отдельной статьей в Смете доходов и расходов Палаты, утверждаемой Общим собранием на каждый финансовый год, и не могут быть менее, чем один процент от суммы внесенных в Палату членских взносов.

1.7. Основными задачами Нотариального архива являются:

¾               организация и осуществление хранения документов, предусмотренных Положением;

¾               комплектование нотариального архива документами, предусмотренными Положением;

¾               учет нотариальных документов, находящихся на хранении в нотариальном архиве;

¾               использование документов, находящихся на хранении в нотариальном архиве.

1.8. Нотариальный архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1.8.1. Осуществляет прием, обработку и обособленное хранение оконченных производством нотариальных документов на бумажном носителе номенклатурных дел:

¾               нотариусов, занимающихся частной практикой, созданных в результате их деятельности;

¾               государственных нотариальных контор, в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящихся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов);

¾               по решению Нотариальной Палаты иных номенклатурных дел, в том числе реестров регистрации нотариальных действий, книг и журналов (архивный фонд иных номенклатурных дел).

1.8.2. Осуществляет прием оконченных производством номенклатурных дел, от нотариусов - членов Палаты в соответствии с утвержденным Президентом Палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом, занимающимся частной практикой.

1.8.3. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов, оценку физического состояния документов, учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

1.8.4. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

¾               контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;

¾               обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;

¾               контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;

¾               обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

1.8.5. Осуществляет надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.

1.8.6. При необходимости осуществляет реставрацию и переплет архивных документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

1.8.7. Производит сканирование нотариальных документов, переформирование номенклатурных дел в порядке, предусмотренном главой IX Правил нотариального делопроизводства с учетом особенностей, предусмотренных главой XII этих же Правил, и регистрацию наследственных дел в реестре наследственных дел ЕИС в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в ЕИС, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, при принятии нотариальным архивом номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой.

1.8.8. В установленном порядке выдает лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ номенклатурные дела, нотариальные документы, архивные копии нотариальных документов, архивные справки, сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов).

1.8.9. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

1.8.10. В соответствии с установленными сроками производит путем полистного просмотра отбор документов для выделения к уничтожению дел, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.

1.8.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.

1.8.12. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

1.8.13. Оформляет результаты проведения проверки наличия и комплектности передаваемых на хранение нотариальных документов, составляет соответствующие акты.

1.8.14. Принимает участие в оказании платных услуг, обеспечивает своевременность и полноту внесения заинтересованными лицами платы за выдачу копии нотариального документа, архивной справки из нотариального архива. Размер платы ежегодно устанавливается нотариальной палатой.

1.8.15. Готовит предложения к проектам перспективных и текущих планов работы архива, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

1.8.16. Участвует в подготовке проектов нормативных документов и рекомендаций по вопросам обеспечения сохранности и учета находящихся на хранении нотариальных документов, внедряет их в практику работы Нотариального архива, совместно с правовым отделом Палаты.

1.8.17. Проводит анализ эффективности трудозатрат, выполняемой работниками Нотариального архива работы, готовит предложения по совершенствованию организации труда в Нотариальном архиве.

1.8.18. Готовит предложения по проведению совещаний, семинаров с нотариусами по вопросам, связанным с деятельностью Нотариального архива.

1.8.19. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной Нотариальной Палаты, Общего собрания, Правления, Президента Палаты, Управляющего делами.

1.8.20. Вносит на рассмотрение Управляющему делами и/или Президенту Палаты вопросы по профильным направлениям архива.

1.9. Нотариальный архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими специалистами Палаты.

1.10. Структура и организация работы нотариального архива:

1.10.1.  Нотариальный архив осуществляет свою деятельность на основе планов работы, утверждаемых органами управления Палаты.

1.10.2. Весь комплекс работ по обслуживанию Нотариального архива, хранению, систематизации и использованию архивных документов осуществляют работники Нотариального архива - архивариусы, требования к квалификации, а также права и обязанности которых определяются должностной инструкцией, трудовым договором, иными локальными актами Палаты. 

1.10.3. Штатная численность работников нотариального архива определяется штатным расписанием Палаты в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного для сотрудников нотариального архива.

1.10.4. Нотариальный архив возглавляет начальник нотариального архива. Начальник нотариального архива организует работу архива и несет ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на нотариальный архив.

1.10.5. Начальник нотариального архива является лицом, уполномоченным на подписание архивных справок на бумажном носителе, а также архивных справок, подготовленных в форме электронного документа в формате pdf, с использованием квалифицированной электронной подписи. На период отсутствия начальника Нотариального архива Президент Палаты или Управляющий делами назначает другого работника уполномоченным лицом для подписания архивных справок.

1.10.6. Работники нотариального архива при выполнении должностных обязанностей несут персональную ответственность за сохранность документов, принятых на хранение, утрату и несанкционированное уничтожение документов, нарушение установленного   порядка выдачи и оформления дел и документов, подготовку копий из документов, находящихся на хранении в архиве.

 

2.        КОМПЛЕКТОВАНИЕ НОТАРИАЛЬНОГО АРХИВА, ПОРЯДОК И СРОКИ ПЕРЕДАЧИ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ.

 

2.1. В нотариальный архив передаются на хранение номенклатурные дела (документы) на бумажном носителе (далее – номенклатурные дела), сформированные нотариусами, работавшими в государственных нотариальных конторах, нотариусами, занимавшимися частной практикой, полномочия которых прекращены, и нотариусами, занимающимися частной практикой.

2.2. Комплектование нотариального архива осуществляется следующими фондами:

¾               архивным фондом нотариальных документов;

¾               архивным фондом иных номенклатурных дел (в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы, связанные с совершением нотариальных действий и ведением наследственных дел), принимаемых по решению нотариальной Палаты.

2.3. В нотариальный архив подлежат передаче номенклатурные дела:

¾               постоянного срока хранения, включая наследственные дела;

¾               временного (свыше 10 лет) срока хранения;

¾               временного (до 10 лет включительно) срока хранения при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на временном хранении которого они находились (по решению Нотариальной Палаты).

2.4. Не принимаются в нотариальный архив:

¾               документы с истекшим сроком хранения, за исключением случаев, установленных пунктом 7.5 Положения;

¾               нотариальные документы, образовавшиеся в результате совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления, указанными в части четвертой статьи 1 Основ, и консульскими должностными лицами.

2.5. Номенклатурные дела, оконченные производством, передаются в нотариальный архив (независимо от фактического места нахождения таких документов – в нотариальной конторе или в помещении Нотариальной Палаты):

¾                нотариусом, занимающимся частной практикой (номенклатурные дела, сформированные нотариусом по месту хранения, а также номенклатурные дела, переданные ему на временное хранение);

¾                комиссией по передаче номенклатурных дел, сформированной в соответствии с п.98 ПНД (номенклатурные дела нотариусов, полномочия которых были прекращены по решению суда либо в связи со смертью, а также в иных случаях, когда передача дел нотариусом, занимающимся частной практикой, невозможна (нетрудоспособность нотариуса, уклонение нотариуса от передачи дел и пр.)) (далее также - комиссия).

2.6.           После введения в эксплуатацию соответствующего сервиса ЕИС номенклатурные дела нотариуса, занимающегося частной практикой, а также номенклатурные дела нотариусов, полномочия которых прекращены по любому из оснований, находящиеся на хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой и передающего дела, оконченные производством после вступления в силу ПНД (11.01.2023), передаются по акту приема-передачи номенклатурных дел, сформированному в ЕИС, который подписывается УКЭП нотариуса до прекращения нотариальной деятельности и УКЭП работника нотариального архива после приема номенклатурных дел.

До введения соответствующего сервиса ЕИС акт приема-передачи указанных в абзаце первом настоящего пункта дел составляется в двух экземплярах на бумажном носителе в соответствии с требованиями, указанными в п.2.7 Положения.

2. 7            Номенклатурные дела нотариуса, занимающегося частной практикой, оконченные производством до вступления в силу ПНД (11.01.2023), а также номенклатурные дела нотариусов, полномочия которых прекращены по любому из оснований, и нотариусов государственных нотариальных контор, находящиеся на хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой и передающего дела, оконченные до 11.01.2023, срок хранения которых не истёк, передаются по акту приема-передачи номенклатурных дел, составленному по приложению №11 к ПНД на бумажном носителе в двух экземплярах, который подписывается нотариусом, передающим дела, и работником нотариального архива.

Дела вносятся в акт приема-передачи дел по разделам: «Нотариальные реестры, книги, журналы» (в случае принятия решения нотариальной Палатой), «Наследственные дела», «Иные номенклатурные дела» с разделением на подразделы «Дела постоянного срока хранения», «Дела временного (свыше 10 лет) срока хранения», «Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения» (при наличии).

В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

2. 8            В случаях, предусмотренных абзацем 3 п.2.5 Положения, передача номенклатурных дел, указанных в пунктах 2.7. и 5.7 Положения, осуществляется комиссией по акту приема-передачи номенклатурных дел в соответствии с приложением №11 к ПНД на бумажном носителе в двух экземплярах согласно п.2.7 Положения, который подписывается членами комиссии, передающей дела, и работником нотариального архива.

2. 9           В случае фактического хранения номенклатурных дел, переданных на временное хранение нотариусу, занимающемуся частной практикой, в помещении нотариальной Палаты (архивохранилища) акт приема-передачи дел не составляется, сведения о принятии на хранение номенклатурных дел с указанием количества единиц хранения и наименования государственной нотариальной конторы или фамилии, имени, отчества нотариуса, занимавшегося частной практикой, номенклатурные дела которых находятся на хранении в нотариальной палате, указываются в решении о создании нотариального архива или локальном акте Нотариальной Палаты на основании сведений ранее составленных актов приема-передачи дел.

2. 10      Номенклатурные дела нотариуса, занимающегося (занимавшегося) частной практикой, передаются в нотариальный архив на бумажном носителе в том количестве дел, которое указано в номенклатуре дел нотариуса за соответствующий календарный год.

2. 11       При приёме на хранение номенклатурных дел работник нотариального архива в присутствии нотариуса или комиссии, созданной в порядке, установленном пунктом 98 ПНД, проверяет соответствие акту приёма-передачи принимаемых от нотариуса или комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе.

 В акте приёма-передачи работником нотариального архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел[1].

2. 12       Работник нотариального архива, исходя из объёма принимаемых документов в соответствии с актом приёма-передачи дел, вправе производить приём номенклатурных дел в течение нескольких дней. Датой приёма дел (датой подписания акта приёма-передачи дел работником нотариального архива) считается последний день приёма документов.

2. 13      Номенклатурные дела, не оконченные производством, в том числе наследственные и депозитные дела, в рамках требований пп.96, 98 ПНД передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа Минюста России по согласованию с Нотариальной Палатой.

 

3.                 ПЕРЕДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ НОТАРИАЛЬНОГО АРХИВА

 

3. 1           При смене руководителя нотариального архива приём-передача архивных документов, архивных учётных документов и справочно-поисковых систем (далее - приём-передача дел) осуществляется комиссией, формируемой решением Нотариальной Палаты. Приём-передача дел оформляется актом приёма-передачи дел работника нотариального архива согласно приложению №5 к Правилам хранения нотариальных документов.

3. 2           При приёме-передаче дел при смене руководителя нотариального архива проводятся:

¾               сплошная или выборочная (по решению Нотариальной Палаты) проверка наличия и состояния нотариальных документов, архивных учётных документов и справочно-поисковых средств;

¾               инвентаризация используемого в нотариальном архиве оборудования.

4.                 ПЕРЕДАЧА НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ НОТАРИУСОМ, ЗАНИМАЮЩИМСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ

 

4. 1            Нотариус, занимающийся частной практикой, в сроки, установленные статьей 5 ФЗ-339, обязан передать в нотариальный архив номенклатурные дела, указанные в п.2.3 Положения.

4. 2           Нотариус при подготовке и передаче номенклатурных дел постоянного срока хранения (за исключением наследственных дел) и дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, содержащих нотариальные документы, по истечении 10 лет после окончания производства по соответствующему делу переформировывает номенклатурные дела в соответствии с требованиями п.п.64, 73 ПНД.

3         

4         

4. 1         

4. 2         

4.2.1        Номенклатурное дело расшивается, документы с истёкшим сроком хранения (документы, являющиеся приложением к нотариальным документам (далее – приложения к нотариальным документам)) в номенклатурном деле уничтожаются, при этом акт о выделении к уничтожению документов не составляется.

4.2.2        Сканирование каждого нотариального документа, содержащегося в номенклатурном деле на бумажном носителе, производится в отдельный файл в виде его электронного образа в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.

4.2.3        Созданный файл электронного образа нотариального документа передается на хранение в ЕИС, и для обеспечения дальнейшего поиска электронного образа архивного нотариального документа на него заполняется индивидуальная карточка в ЕИС.

4.2.4        Нотариальные документы на бумажном носителе для передачи их на хранение в нотариальный архив формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры. Переформированному делу присваивается индекс номенклатурного дела согласно Типовой номенклатуре.

4.2.5        Сведения о переформировании соответствующего дела (тома) указываются в разделе «Примечания» описи дел, оконченных производством, за соответствующий календарный год с указанием присвоенного индекса в соответствии с Типовой номенклатурой и номера тома в случае формирования нескольких томов дела.

4.2.6        Нотариальные документы в переформированном деле систематизируются в хронологическом порядке в пределах календарного года (нотариальные документы, сформированные в несколько томов после уничтожения приложений к ним, формируются в один том в случае, если не превышают 250 листов в деле).

4.2.7        Нумерация листов в деле производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа, старая нумерация зачеркивается, лист-заверитель не нумеруется. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом. Если дело состоит из нескольких томов, листы в каждом томе нумеруются отдельно. При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой). Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются в листе-заверителе. Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.2.8        Внутренняя опись документов дела составляется по приложению №9 к ПНД, которая подписывается нотариусом (с указанием должности и даты составления внутренней описи) и подшивается в начале дела. В графу «Вид документа» вносится наименование нотариального документа с указанием лиц, от имени которых совершается нотариальное действие, например, «Завещание Иванова П.А.». Изменения состава документов дела отражаются в графе «Примечание» (например, изъятие документа в рамках производства выемки по постановлению суда). Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в неё документов и листов внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела. Прежние внутренние описи документов дела уничтожаются.

4.2.9        Лист-заверитель дела составляется по форме приложения №7 к ПНД, располагается в конце дела на отдельном листе и подписывается нотариусом с указанием его должности, даты составления и проставлением печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и пр. Лист-заверитель не может быть расположен на обложке дела или на чистом обороте листа последнего документа.

4.2.10    Документы помещаются в существующую твёрдую обложку, в реквизиты которой вносятся необходимые уточнения путем зачёркивания прежних и дописывания новых данных, либо документы из нескольких ранее существовавших томов дела, сформированные в одно новое дело (том дела), подшиваются в новую твёрдую обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов (исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения»). Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе. При этом указывается следующая надпись: «В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель».

4.2.11    Реквизиты обложки дела, составленной по приложению №5 к ПНД, заполняются (изменяются). Количество листов внутренней описи и лист-заверитель не учитываются при указании на обложке дела количества листов в деле. Если дело состоит из нескольких томов, на обложке дела указывается номер тома. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел нотариуса, сформированной в ЕИС, на основании Типовой номенклатуры. Заголовки дел с индексами 01-11, 01-12, 01-13, 01-14, 01-16, 01-17, 01-22 указываются в номенклатуре дел в краткой форме без пояснений, указанных в скобках в Типовой номенклатуре. После переформирования дела графа «Дело №___» нотариусом не заполняется. На обложке указываются даты начала и окончания дела. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Даты начала и окончания дела могут не указываться на обложках дел, содержащих документы, даты которых отражаются в заголовках дел. На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника. Если в дело помещён один документ или в книге, журнале произведена одна запись, на обложках дел указывается одинаковая дата начала и окончания дела, при этом даты оформления дела для временного хранения указываются во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе и отличаются от даты начала и даты окончания дела, указанных на обложке дела. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии с п.72 ПНД. Примечания к заголовкам дел, срокам хранения, номера статей, указанные в ЕИС, отметка «ЭПК», а также сноски, указанные в форме цифры после слов «Постоянно», «5 лет» и пр. на обложках дел не указываются.

4.2.12    Акт приема-передачи номенклатурных дел составляется в соответствии с пунктами 2.6, 2.7 Положения. Дата передачи соответствующего дела (тома) в нотариальный архив указывается в разделе «Примечания» описи дел, оконченных производством, за соответствующий календарный год.

4.2.13    При переформировании дел, содержащих договоры различных видов, например, договоры ренты, договоры залога, договоры отчуждения недвижимого имущества, нотариальные документы помещаются в разные номенклатурные дела с присвоением соответствующих индексов дела согласно Типовой номенклатуре.

4.2.14    Удостоверенные смешанные договоры (соглашения), содержащие элементы различных договоров (соглашений), предусмотренных законодательством, одним из которых является отчуждение недвижимого имущества, помещаются в дело с индексом 01-01 «Договоры и соглашения об отчуждении недвижимости, соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним».

Удостоверенные смешанные договоры (соглашения), содержащие элементы брачного договора, помещаются в то номенклатурное дело, которое соответствует предмету основного договора, например:

¾                              договор купли-продажи квартиры, приобретаемой в долевую собственность супругов, содержащий условия брачного договора, помещается в дело 01-01 «Договоры и соглашения об отчуждении недвижимости, соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним»;

¾                              соглашение об определении долей в праве собственности на жилое помещение, приобретенное за счёт средств материнского (семейного) капитала, содержащее условия брачного договора, помещается в дело с индексом 01-06 «Договоры и соглашения о разделе имущества, в том числе наследственного имущества, определении долей в праве собственности, соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним»;

¾                              договор пожизненного содержания с иждивением, содержащий условия брачного договора о приобретении жилого помещения в долевую собственность супругов – плательщиков ренты, помещается в дело с индексом 01-03 «Договоры ренты, соглашения об их   изменении,   выкупе  ренты  или  расторжении,  документы к ним».

Иные смешанные договоры, в которых содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законодательством, помещаются в дело с наибольшим сроком хранения, установленным для одного из элементов такого договора.

4.2.15    В дело с индексом 01-08 «Прочие договоры, соглашения, в том числе соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним» помещаются сделки, не вошедшие в состав других дел, в том числе медиативные соглашения, нотариально удостоверенные договоры условного депонирования (эскроу)^[2], соглашения об их изменении или расторжении.

4.2.16    В дело с индексом 01-10 «Прочие односторонние сделки, документы к ним» помещаются сделки, не вошедшие в состав других дел, в том числе заявления участников общества с ограниченной ответственностью о выходе из общества, согласия супругов, доверенности, обязательства и пр. (в случае оставления второго экземпляра сделки в делах нотариуса).

4.2.17    Соглашения об определении долей в праве собственности на имущество, приобретенное с использованием средств материнского (семейного) капитала, иные соглашения об определении долей в общем имуществе помещаются в дело с индексом 01-06 «Договоры и соглашения о разделе имущества, в том числе наследственного имущества, определении долей в праве собственности, соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним».

4.2.18    Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе, выданные по совместному заявлению супругов в рамках требований статьи 74 Основ, переформировываются в дело с индексом 01-07 «Брачные договоры, соглашения о разделе общего имущества супругов, соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним».

4.2.19    Переформирование номенклатурного дела не производится, если документов, подлежащих уничтожению, в составе такого дела не имеется, при этом обложка дела заменяется или в неё вносятся необходимые уточнения: индекс, заголовок и срок хранения дела указываются в соответствии с номенклатурой дел нотариуса, сформированной в ЕИС на основании Типовой номенклатуры.

 

5.             ПЕРЕДАЧА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ НОТАРИУСОМ

 

5.1. Нотариус до передачи наследственных дел в нотариальный архив регистрирует в реестре наследственных дел ЕИС наследственные дела, не имеющие уникального номера в реестре наследственных дел ЕИС.

2              

3              

4              

5              

5.4             По истечении 10 лет после окончания производства по наследственному делу в соответствии с пунктом 118, подпунктами 2 и 7 пункта 119 ПНД^[3], до передачи наследственных дел в нотариальный архив нотариус переформировывает наследственные дела в соответствии с п.126 ПНД.

5.4.1        Наследственное дело расшивается, нотариус сканирует в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме в отдельный файл в виде электронного образа каждый нотариальный документ, помещённый в наследственное дело, а именно: свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выданные пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания.

5.4.2        Созданный файл электронного образа нотариального документа из наследственного дела передается на хранение в ЕИС, и для обеспечения дальнейшего поиска электронного образа архивного нотариального документа на него заполняется индивидуальная карточка в ЕИС.

5.4.3        Документы с истёкшим сроком хранения из наследственного дела изымаются и уничтожаются, при этом акт о выделении к уничтожению документов не составляется. В случае наличия в наследственном деле завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным^[4], такие завещания не уничтожаются поскольку хранятся в одном экземпляре в наследственном деле.

В наследственном деле остаются^[5]:

¾               заявления, поступившие в наследственное дело;

¾               нотариальные документы (свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выданное пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания);

¾               постановления нотариуса (о возмещении расходов, вызванных болезнью и похоронами наследодателя, об аннулировании ранее выданного свидетельства, об отказе в совершении нотариального действия, об отложении совершения нотариального действия и пр.);

¾               документы, подтверждающие основание наследования, состав, принадлежность наследодателю и стоимость наследственного имущества, на которое не выдавались свидетельства.

5.4.4        Переформированному наследственному делу присваивается индекс 01-13 согласно Типовой номенклатуре.

5.4.5        Оставшиеся документы в наследственном деле систематизируются в соответствии с п.120 ПНД в следующем порядке:

¾               заявления о принятии наследства, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

¾               заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

¾               иные заявления, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

¾               документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю и стоимость наследственного имущества – в случае, если имеется наследственное имущество, свидетельства на которое не выдавались;

¾               свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания;

¾               постановления нотариуса.

5.4.6        Листы переформированного наследственного дела нумеруются в соответствии с п.4.2.7 Положения. Лист заверитель наследственного дела не составляется.

5.4.7        На оставшиеся в наследственном деле документы составляется внутренняя опись по приложению №8 к ПНД, которая подписывается нотариусом (с указанием должности и даты составления внутренней описи) и подшивается в начале дела, либо вносятся изменения в имеющуюся в деле внутреннюю опись, содержащую информацию обо всех документах, ранее помещённых в дело до его переформирования, с отметками об уничтожении документов в графе «Примечание» и изменением в указании цифрами и прописью количества включенных в нее документов в итоговой записи.

5.4.8        Документы наследственного дела помещаются в существующую обложку, в реквизиты которой вносятся необходимые уточнения путем зачёркивания прежних и дописывания новых данных, либо документы подшиваются в новую обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов в соответствии с п.4.2.10 Положения. Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе. При этом указывается следующая надпись: «В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи». В листы внутренней описи включаются листы как новой, так и прежней внутренних описей. Реквизиты обложки дела, составленной по приложению №12 к ПНД, заполняются (изменяются) в соответствии с п.4.2.11 Положения. Датой начала наследственного дела является дата первого поступившего документа, а датой окончания наследственного дела является дата окончания производства по наследственному делу. Для наследственных дел, состоящих из нескольких томов, даты начала и окончания дела являются одинаковыми для всех томов.

5.4.9        Сведения о переформировании соответствующего наследственного дела и дата передачи его в нотариальный архив указываются в разделе «Примечания» описи наследственных дел нотариуса за соответствующий календарный год.

5.5             По истечении 10 лет после окончания производства по наследственному делу в соответствии с подпунктами 1, 3 - 6 пункта 119 ПНД^[6] такое наследственное дело, оформленное в соответствии с пунктом 120 ПНД, передается в нотариальный архив по акту приема-передачи в соответствии с пп.2.6, 2.7 Порядка, без переформирования. Наследственному делу присваивается новый индекс 01-13 в соответствии с Типовой номенклатурой.

5.6             Нотариус составляет акт приема-передачи наследственных дел в соответствии с п.2.6 Положения, формируемый в электронной форме в ЕИС на наследственные дела, производство по которым окончено после вступления в силу ПНД (11.01.2023).

Наследственные дела, производство по которым окончено до вступления в силу ПНД (11.01.2023), включаются в акт приёма-передачи дел, который составляется на бумажном носителе.

Копии наследственных дел, хранящиеся в соответствии с ПНД в делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу Минюста России, не содержащие оригиналов нотариальных документов, передаче в нотариальный архив не подлежат и вместе с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи (а в случае доставки наследственного дела курьером - отметкой получателя о вручении заказной бандероли или заказного письма) выделяются к уничтожению по истечении 5 лет с года направления дела по принадлежности – срока хранения, установленного абзацем 4 п. 72 ПНД.

5.7             При обнаружении нотариусом или работником нотариального архива второго наследственного дела к имуществу такого же наследодателя наследственные дела объединяются:

5.7.1 если дело, находящееся на хранении в нотариальном архиве, заведено раньше или по территориальной принадлежности относится к нотариусу, который прекратил нотариальную деятельность, второе дело передаётся в нотариальный архив. Нотариус составляет акт приема-передачи дела по приложению №11 к ПНД и указывает в реестре наследственных дел ЕИС основание передачи наследственного дела «Передача по территориальной принадлежности». Работник нотариального архива, получивший наследственное дело, объединяет наследственные дела в одно, вносит соответствующие изменения в ЕИС и учетные архивные документы;

5.7.2 если дело из нотариального архива передаётся действующему нотариусу, у которого второе дело заведено раньше или по территориальной принадлежности относится к этому нотариусу, архив которого за соответствующий период еще не сдан в нотариальный архив, нотариус подаёт заявление о предоставлении ему из нотариального архива наследственного дела для возобновления. После получения из нотариального архива наследственного дела нотариус объединяет наследственные дела.

Передача иных номенклатурных дел, не содержащих нотариальные документы

5.8             При передаче в нотариальный архив реестров, книг, журналов им присваивается индекс дела, предусмотренный приложением № 4 к ПНД (при наличии). Указанные дела включаются в акт приема-передачи и передаются в нотариальный архив в неизменном виде. В случае отсутствия соответствующего индекса в номенклатуре дел нотариуса, сформированной в ЕИС, на обложке дела и в акте приема-передачи указывается индекс из Примерной номенклатуры, содержащийся на обложке дела.

5.9             Документы нотариуса, сложившего полномочия, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в том числе обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя или иных обязанностей, могут передаваться в государственный архив субъекта Российской Федерации, муниципальный архив по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или нотариальную палату (по решению Правления).

6          . ПЕРЕДАЧА НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ НОТАРИУСА, СЛОЖИВШЕГО ПОЛНОМОЧИЯ, И ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОР, НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ ХРАНЕНИИ У НОТАРИУСА, ЗАНИМАЮЩЕГОСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ

 

6.4             Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находящиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, срок хранения которых не истёк, подлежат передаче в нотариальный архив нотариусом в том виде, в котором они приняты нотариусом на временное хранение.

6.5             Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, переданные нотариусу на временное хранение, срок хранения которых истек, в том числе номенклатурные дела, не содержащие нотариальных документов, подлежат выделению нотариусом к уничтожению в порядке, установленном разделом XI ПНД.

По решению экспертной комиссии указанные дела могут быть исключены из акта о выделении к уничтожению документов как имеющие научно-историческую ценность и практическое значение, а также имеющие юридическую значимость для граждан, общества и государства, и признаны подлежащими передаче на хранение в нотариальный архив.

6.6              Документы нотариуса, сложившего полномочия, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в том числе обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя или иных обязанностей, передаются в соответствии с п.5.9 Положения.

 

7. ПЕРЕДАЧА НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ КОМИССИЕЙ

 

7.1 Номенклатурные дела передаются комиссией в случаях, указанных в абзаце 3 п.2.5 Положения.

7.2 Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляются комиссией в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий нотариуса (наступления иных обстоятельств) по акту приема-передачи дел, составленному в соответствии с п.2.8 Положения.

7.3 При значительном объёме номенклатурных дел, подлежащих оформлению для временного или постоянного хранения, срок передачи номенклатурных дел продлевается Нотариальной Палатой.

7.4 В случае невозможности передачи дел комиссией председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган Минюста России и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел (при их наличии) могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту приёма-передачи дел.

7.5 Комиссия не производит отбор дел для уничтожения. В нотариальный архив передаются все дела, в том числе дела, срок хранения которых истёк.

Нотариальная палата вправе локальным актом или решением о создании комиссии возложить на комиссию полномочия по проведению экспертизы ценности документов и отбора дел к уничтожению. В этом случае дела, срок хранения которых истёк, включаются комиссией в акт о выделении к уничтожению документов по приложению №6 к ПНД, который подписывается членами комиссии.

7.6 Номенклатурные дела, не оконченные производством, в том числе наследственные и депозитные дела, передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа Минюста России по согласованию с нотариальной палатой.

8. ПЕРЕФОРМИРОВАНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКАМИ НОТАРИАЛЬНОГО АРХИВА

8.1 Работники нотариального архива принимают на хранение документы по акту приема-передачи в порядке, предусмотренном разделами 4, 7 Положения.

8.2 Работники нотариального архива самостоятельно производят переформирование и оформление для хранения номенклатурных дел государственных нотариальных контор, нотариусов, сложивших полномочия, находящихся на временном хранении нотариуса, занимающегося частной практикой, а также нотариуса, дела которого переданы комиссией, включая наследственные дела, в соответствии с разделом 7 Положения и главой IX ПНД с учётом особенностей, предусмотренных главой XII ПНД, осуществляют сканирование нотариальных документов, созданных в процессе деятельности указанных лиц, в соответствии с графиком, утверждаемым президентом нотариальной Палаты, регистрируют наследственные дела в реестре наследственных дел ЕИС при отсутствии такой регистрации в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.

8.3 При переформировании дела новая внутренняя опись и лист-заверитель подписываются работником нотариального архива с указанием его должности и даты составления внутренней описи и листа-заверителя. На листе-заверителе и бумажной наклейке, проставляемой в соответствии с пп.4.2.10 Положения, проставляется печать Нотариальной Палаты для архивных документов.

8.4 При переформировании дел государственной нотариальной конторы на обложке дела вместо наименования Нотариальной Палаты и нотариального округа указывается наименование и номер (при наличии) государственной нотариальной конторы. Фамилия, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса указывается на обложке дела, если документы в делах соответствующего фонда сформированы в зависимости от нотариусов, их удостоверивших.

При переформировании дел нотариусов, занимавшихся частной практикой, на обложке дела указывается наименование Нотариальной Палаты, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы, на дату сложения полномочий, а также наименование нотариального округа, в котором нотариус назначен на должность на момент создания нотариальных документов.

8.5 На обложке переформированного дела (тома) работник нотариального архива в графе «Дело №__» указывает порядковый номер записи дела, указанный в графе 1 описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

На обложке переформированного наследственного дела работник нотариального архива в графе «Дело №__» указывает порядковый номер записи дела, указанный в графе 1 описи наследственных дел.

1.              

2.              

3.              

4.              

5.              

6.              

7.              

8.              

8.6             Договоры на право застройки, о предоставлении в пользование земельных участков, удостоверенные нотариусами государственных нотариальных контор подлежат переформированию в дело с индексом 01-01 «Договоры и соглашения об отчуждении недвижимости, соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним», поскольку в силу требований п.9.1 ст.3 Федерального закона от 25.10.2001 №137-ФЗ «О введении в действие Земельного кодекса Российской Федерации» такие земельные участки, предоставленные гражданину до дня введения в действие Земельного кодекса Российской Федерации на праве пожизненного наследуемого владения или постоянного (бессрочного) пользования, переходят в собственность граждан.

8.7 Работник нотариального архива регистрирует в реестре наследственных дел ЕИС наследственные дела государственных нотариальных контор и нотариусов, сложивших полномочия, не имеющие уникального регистрационного номера в реестре наследственных дел ЕИС.

 

9 УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ, ПЕРЕДАННЫХ В НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ

 

9.1 Сведения о приёме номенклатурных дел нотариуса в нотариальный архив вносятся в картотеку нотариального архива.

9.1.1 Картотека нотариального архива в рамках требований п.11 Правил хранения нотариальных документов ведется в электронной форме на основании:

¾               сведений акта приема-передачи дел, сформированного в ЕИС и подписанного УКЭП нотариуса и работника нотариального архива;

¾               сведений акта приема-передачи дел, сформированного на бумажном носителе и подписанного нотариусом, занимающимся частной практикой, на временном хранении у которого находились номенклатурные дела нотариуса, сложившего полномочия, и дела государственной нотариальной конторы, и работником нотариального архива;

¾               сведений акта приема-передачи дел, сформированного на бумажном носителе и подписанного членами комиссии и работником нотариального архива;

¾               сведений решения о создании нотариального архива или локального акта, принятого в соответствии с пунктом 2.9 Положения.

9.1.2 В картотеку нотариального архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учёте, подлежат включению все номенклатурные дела.

Картотека нотариального архива состоит в том числе из описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, описей наследственных дел, составляемых в электронной форме на каждый архивный фонд.

Архивному фонду присваивается название, соответствующее наименованию и номеру государственной нотариальной конторы, фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса, занимающегося (занимавшегося) частной практикой, и наименованию нотариального округа, а также учетный номер нотариального архива (номер фонда). При изменении нотариусом, занимающимся частной практикой, нотариального округа дела указанного нотариуса формируются в разные фонды по нотариальным округам.

Каждый архивный фонд включается в список фондов, ведущийся в электронном виде и на бумажном носителе, только один раз при первом поступлении (учете) архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке исходя из очередности поступления дел каждого фонда.

Список фонда включает учетный номер нотариального архива (номер фонда), название архивного фонда, даты начала и окончания нотариальной деятельности в соответствующем нотариальном округе, дату первого поступления документов фонда в нотариальный архив, сведения о выбытии фонда с указанием места выбытия и реквизитов документа, на основании которого было осуществлено выбытие фонда. Если наименование государственной нотариальной конторы или фамилия, имя, отчество нотариуса изменялись, то в списке фондов указывается последнее наименование в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании указываются в примечании (рекомендуемый образец списка фондов – приложение №28 к Правилам хранения документов Архивного фонда РФ).

9.1.3 Опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения содержит:

¾               название архивного фонда;

¾               учетный номер нотариального архива (номер фонда);

¾               номер описи дел в пределах архивного фонда;

¾               год, за который сформированы номенклатурные дела (в случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой по акту приема-передачи дел, сформированному в ЕИС);

¾               порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с 1 - сквозная нумерация до прекращения нотариальной деятельности нотариуса, занимающегося (занимавшегося) частной практикой, или ликвидации государственной нотариальной конторы);

¾               индекс переформированного дела;

¾               заголовок дела (в соответствии с Типовой номенклатурой, номенклатурой дел нотариуса, сформированной в ЕИС, или Примерной номенклатурой);

¾               номер тома (в случае, если дело состоит из нескольких томов);

¾               даты дела (даты первого и последнего нотариального документа в деле (томе, если дело содержит несколько томов), даты первой и последней записи в реестрах, книгах, журналах);

¾               срок хранения;

¾               количество листов в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

¾               примечание.

В конце описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписывающего опись своей УКЭП, дата составления описи и следующая итоговая надпись:

«В данную опись внесено____________________________________

                                          (цифрами и прописью)                                          дел с N _________ по N _____________».

9.1.4 Опись наследственных дел содержит:

¾               название архивного фонда;

¾               учетный номер нотариального архива (номер фонда);

¾               номер описи дел в пределах архивного фонда;

¾               индекс наследственных дел (в соответствии с Типовой номенклатурой);

¾               год, в котором начато производство по наследственному делу;

¾               порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с 1 - сквозная нумерация до прекращения нотариальной деятельности нотариуса, занимающегося (занимавшегося) частной практикой, или ликвидации государственной нотариальной конторы);

¾               уникальный регистрационный номер наследственного дела;

¾               номер тома (в случае, если наследственное дело состоит из нескольких томов);

¾               дата наследственного дела;

¾               срок хранения;

¾               количество листов в наследственном деле/томе (если наследственное дело содержит несколько томов);

¾               год окончания производства по наследственному делу;

¾               примечание.

В конце описи наследственных дел указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписывающего опись своей УКЭП, дата составления описи и следующая итоговая надпись:

«В данную опись внесено____________________________________

                               (цифрами и прописью)                                          дел с N _________ по N _____________».

9.1.5 Опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, опись наследственных дел подписывается УКЭП руководителя нотариального архива или его заместителя.

9.1.6 Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в описи дел, исправляются незамедлительно руководителем нотариального архива или его заместителем при их обнаружении.

9.1.7 Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи наследственных дел на номенклатурные дела государственных нотариальных контор, нотариусов сложивших полномочия, находящиеся на ответственном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, составляются после переформирования дел в порядке, установленном разделом 8 Положения.

9.1.8 Архивные учетные документы, в том числе по одному экземпляру описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, по решению Нотариальной Палаты размещаются на бумажном носителе в архивохранилище обособленно от единиц хранения или в рабочей комнате руководителя нотариального архива (иного ответственного работника нотариального архива).

Архивные учетные документы предназначаются для служебного пользования и не выдаются посторонним лицам.

9.1.9 Учетная карточка архивного хранения номенклатурных дел ведется по учетным номерам нотариального архива (номерам фондов) на бумажном носителе и включает следующие сведения:

¾               фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение, в процессе деятельности которого были созданы нотариальные документы (указывается также в случае передачи дел указанного нотариуса комиссией);

¾               фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае передачи номенклатурных дел нотариуса, сложившего полномочия, нотариусом, занимающимся частной практикой, на временном хранении у которого находились указанные дела);

¾               фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае передачи комиссией номенклатурных дел нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью);

¾               наименование и номер (при наличии) государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилию, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

¾               год, за который приняты номенклатурные дела;

¾               индексы дел, переданных на хранение, предусмотренные номенклатурой дел нотариуса в соответствии с п.46 ПНД;

¾               количество томов (единиц хранения);

¾               номер архивохранилища (при наличии), шкафа (при наличии), номер стеллажа, полки и контейнера (при наличии), в которых хранятся номенклатурные дела нотариуса за каждый год;

¾               учетный номер нотариального архива (номер фонда);

¾               сведения об использовании номенклатурных дел, в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел (выемка, изъятие, выдача наследственных дел для возобновления производства, выдача архивных копий нотариальных документов и архивных справок и пр.).

Информация о предоставлении сведений о совершенных нотариальных действиях в рамках статьи 5 Основ не относится к сведениям об использовании номенклатурных дел и указывается в учетной карточке архивного хранения номенклатурных дел только по решению Нотариальной Палаты.

9.1.10 Нотариальная палата вправе принять решение о включении иных сведений в учетную карточку архивного хранения номенклатурных дел (например, дата записи данных в учетную карточку, дата и номер (при наличии) акта приема-передачи дел, номер соответствующей описи дел, номер архивохранилища, сведения о состоянии номенклатурных дел, в состав которых входят нотариальные документы, и иных номенклатурных дел (удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое)), примечание.

9.2 Нотариальный архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

В целях поддержания архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизации рисков их порчи и (или) утраты, работники нотариального архива:

¾                обеспечивают соблюдение требований противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенических режимов, установленных действующим законодательством;

¾                размещают номенклатурные дела исключительно в специально оборудованном помещении для хранения архивных документов – архивохранилище;

¾               проводят проверки наличия и состояния сохранности архивных документов (пп.97-106 Правил хранения документов Архивного фонда РФ);

¾               осуществляют описание и своевременную постановку архивных документов на учет;

¾               применяют информационную архивную систему (картотеку нотариального архива) для учета архивных документов.

9.3             Посторонние лица допускаются в помещение нотариального архива только в связи с исполнением служебных обязанностей с разрешения руководителя нотариального архива (его заместителя) и в присутствии работника нотариального архива.

9.4             Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах. Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для их хранения местах. 

9.5             Стеллажи, контейнеры (при наличии) и полки в помещении нотариального архива нумеруются. Стеллажи и контейнеры (при наличии) нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - сверху вниз.

9.6             Нотариальные документы на бумажном носителе размещаются в первичных средствах хранения: в коробках и (или) папках.

9.7             На первичное средство хранения нотариальных документов вносятся способом, позволяющим бесконтактно идентифицировать такой документ:

¾               фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение, в процессе деятельности которого были созданы нотариальные документы (указывается также в случае передачи дел указанного нотариуса комиссией);

¾               фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в процессе деятельности которого были сформированы номенклатурные дела (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им или комиссией нотариальных документов в нотариальный архив);

¾               наименование и номер (при наличии) государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилия, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им или комиссией нотариальных документов в нотариальный архив);

¾               индексы дел, переданных на хранение, предусмотренные номенклатурой дел нотариуса в соответствии с п.46 ПНД;

¾               иные сведения, установленные по решению Нотариальной Палаты.

9.8             По решению нотариальной Палаты нотариальный архив вправе вести топографические карты. Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях: постеллажном, и, при наличии более одного фонда, пофондовом, в порядке, установленном пп.95, 96 Правил хранения документов Архивного фонда РФ.

9.9             В случае выявления недостатков в оформлении номенклатурных дел, переданных в нотариальный архив (отсутствие в ЕИС электронного образа нотариального документа или включение некачественного электронного образа нотариального документа), работник нотариального архива вправе самостоятельно отсканировать такой документ, разместить его в ЕИС и создать соответствующую запись в ЕИС, включающую электронный образ нотариального документа, подписанный УКЭП работника нотариального архива, в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.

9.10         Работник нотариального архива не вправе исправлять технические ошибки в текстах документов, вносить исправления в реестры, журналы, книги учета, делать отметки об отмене или изменении завещаний.

Внесение исправлений в нотариальные документы, реестры, журналы, книги учёта осуществляется нотариусом, сдавшим соответствующее дело на хранение в нотариальный архив, а в случае прекращения им нотариальной деятельности – нотариусом, определённым решением Нотариальной Палаты совместно с территориальным органом юстиции. Внесение исправлений в нотариальные документы осуществляется нотариусом в помещении нотариального архива с соблюдением требований статьи 45.1 Основ. При необходимости подтверждения исправлений подписью заявителя или его представителя номенклатурное дело выдаётся соответствующему нотариусу на срок, не превышающий одного месяца^[7].

9.11         Нотариальные документы, изъятые у нотариуса до передачи в нотариальный архив в соответствии со ст. 5 Основ, подлежат передаче в нотариальный архив:

9.12.1 судом, прокуратурой, органами следствия – в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив, а нотариус, в производстве которого находились номенклатурные дела, в состав которых входили изъятые нотариальные документы, прекратил осуществление нотариальной деятельности;

9.12.2 нотариусом, занимающимся частной практикой, – в случае, если к моменту возврата судом, прокуратурой, органами следствия такому нотариусу нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив;

9.12.3 уполномоченным лицом Нотариальной Палаты –в случае, когда при прекращении нотариусом нотариальной деятельности документы переданы в нотариальную палату, а не в нотариальный архив в рамках требований п.93 ПНД.

10 ОТБОР ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ), ПЕРЕДАННЫХ В НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ

10.1         По истечении срока хранения нотариальных документов, установленных Типовой номенклатурой, а также сроков хранения иных номенклатурных дел, переданных на хранение в нотариальный архив, установленных номенклатурой дел, сформированной в ЕИС в соответствии с приложением №4 к ПНД, указанные нотариальные документы и иные номенклатурные дела подлежат отбору к уничтожению.

Подготовка и уничтожение номенклатурных дел с истёкшим сроком хранения включает:

¾               полистный просмотр дел;

¾               выделение дел к уничтожению с учётом правил исчисления сроков хранения дел;

¾               подготовку акта о выделении к уничтожению документов;

¾               экспертизу ценности документов;

¾               фактическое уничтожение дел.

10.2         Работники нотариального архива ежегодно производят отбор документов для выделения к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

10.3         Для отбора документов к уничтожению Нотариальная Палата вправе создать экспертную комиссию по определению научно-исторической ценности нотариальных документов, срок хранения которых может быть увеличен решением Нотариальной Палаты.

10.4         Проверка правильности отбора документов для уничтожения может быть возложена на соответствующую комиссию Нотариальной Палаты. Срок хранения номенклатурных дел, принятых в нотариальный архив на временное хранение, исчисляется в годах, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по делу было окончено. Отбор дел (документов) для уничтожения производится работниками нотариального архива после 1 января года, следующего за последним годом хранения номенклатурного дела. Годом окончания дела является год, в котором дело было включено в номенклатуру дел как оконченное. Например, дело со сроком хранения 5 лет внесено в номенклатуру дел за 2019 год в качестве оконченного дела. Датой окончания срока хранения данного дела является 31.12.2024, соответственно, дело подлежит выделению к уничтожению с 01.01.2025.

10.5         Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется в соответствии с номенклатурой дел, сформированной в ЕИС на основании Типовой номенклатуры и приложения №4 к ПНД.

10.6         Отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел, производится в силу требований п.72 ПНД вне зависимости от сроков хранения, установленных для нотариальных документов на момент формирования номенклатурных дел:

¾               в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел, сформированной в ЕИС;

¾               в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел, сформированной в ЕИС, в случаях, если сроки, установленные Примерной номенклатурой, превышают сроки, указанные в номенклатуре дел, сформированной в ЕИС, или если сроки хранения не были установлены Примерной номенклатурой;

¾               по истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел, для которых срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой, Типовой номенклатурой и номенклатурой дел, сформированной в ЕИС.

10.7         При наличии в деле нотариального документа, срок хранения которого не истек, номенклатурное дело подлежит хранению в течение срока, установленного в номенклатуре дел, сформированной в ЕИС, или в соответствии с п.72 ПНД, начинающего течь с 1 января года, следующего за годом окончания срока хранения такого нотариального документа. При этом в случае наличия в таком деле документов, срок хранения которых истек, дело не подлежит переформированию для уничтожения отдельных включенных в него документов, срок хранения которых истек.

10.8         При выделении дел для уничтожения срок хранения документов, помещенных в дело, исчисляется исходя из примечаний, указанных в графе 6 Типовой номенклатуры, в графе 4 Примерной номенклатуры либо в графе 3 номенклатуры дел, сформированной в ЕИС.

10.9         Определение срока хранения отдельных видов сделок (дел с индексами 01-05, 01-08, 01-10, 01-16, 01-19 Типовой номенклатуры) осуществляется с 1 января года, следующего за годом окончания действия сделки либо с года нотариального удостоверения сделки, если срок действия сделки не установлен.

Срок хранения дела, содержащего соглашения об уплате алиментов на содержание несовершеннолетнего ребёнка, исчисляется с даты достижения совершеннолетия ребенком, если иной срок действия сделки не установлен соглашением об уплате алиментов.

10.10    Депозитные дела подлежат выделению к уничтожению по истечении 5 лет с года, в котором было выдано распоряжение о выдаче (перечислении) кредитору или должнику денежных сумм или ценных бумаг из депозита нотариуса либо после передачи денежных средств в казну Российской Федерации.

10.11    Номенклатурные дела, содержащие нотариальные документы с разными сроками хранения, а также сформированные до введения в действие Типовой номенклатуры (например, номенклатурное дело «Прочие договоры» может содержать договоры сроком хранения постоянно, 75 лет и 10 лет), подлежат переформированию в соответствии с пунктом 73 ПНД и разделом 4 Положения. Документы из таких номенклатурных дел формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры, а документы к ним уничтожаются.

10.12    Переформированные в соответствии с Типовой номенклатурой номенклатурные дела подлежат дальнейшему хранению в соответствии с установленным сроком, а в случае истечения указанного срока хранения переформированное номенклатурное дело выделяется к уничтожению в соответствии с настоящим разделом Положения.

10.13    При отсутствии в деле документов, подлежащих постоянному и свыше 10 лет сроку хранения, а также документов, срок хранения которых не истёк, дело подлежит уничтожению.

10.14    При полистном просмотре дел и отборе документов для уничтожения работник нотариального архива вправе передать уполномоченному органу Нотариальной Палаты документы, имеющие, по его мнению, историческую ценность, для принятия решения об их уничтожении или дальнейшем хранении.

10.15    На дела, отобранные для уничтожения, работником нотариального архива составляется акт о выделении к уничтожению документов по приложению №4 к Правилам хранения нотариальных документов, который утверждается руководителем нотариального архива с проставлением подписи, даты утверждения и оттиска печати Нотариальной Палаты для архивных документов.

Заголовок дела, индекс, дата дела, указываемые в акте о выделении к уничтожению документов, должны соответствовать сведениям, указанным на обложке включенного в акт дела.

10.16    Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены в течение 30 календарных дней со дня утверждения акта.

10.17    Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов (например, путём измельчения или сожжения).

После утверждения акта и уничтожения документов на акте о выделении к уничтожению документов работником нотариального архива проставляется отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается работником нотариального архива с проставлением даты составления отметки.

10.18    В картотеке нотариального архива, а также в акте приема - передачи дел работник нотариального архива делает отметки о дате и способе уничтожения нотариальных документов.

10.19    Документы, являющиеся основанием для выдачи свидетельства, хранятся в наследственном деле в течение 10 лет после окончания производства. По истечении 10 лет хранения такие документы изымаются и уничтожаются работником нотариального архива без составления дополнительного акта о выделении к уничтожению документов. В описи наследственных дел проставляется отметка о дате и способе уничтожения таких документов.

 

11. ВЫДАЧА АРХИВНЫХ КОПИЙ НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ, АРХИВНЫХ СПРАВОК И ИНЫХ СВЕДЕНИЙ

 

11.1         Нотариальным архивом выдаются (представляются):

¾               сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

¾               архивные справки, содержащие запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых они составлены;

¾               архивные копии нотариальных документов и номенклатурных дел;

¾               оригиналы архивных нотариальных документов в случаях, установленных п.11.6 Положения;

¾               номенклатурные дела в случаях, установленных законодательством, в том числе наследственные дела для возобновления;

¾               копии наследственных дел.

11.2         Запрашиваемые сведения (документы) предоставляются бесплатно в срок не более 5 рабочих дней со дня получения запроса в случаях, указанных в статье 5 Основ:

¾               по требованию (постановлению, запросу) суда в связи с находящимися в его производстве уголовными, гражданскими или административными делами;

¾               по требованию органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными делами, а также органов прокуратуры в связи с находящимися в их производстве уголовными или административными делами. Предоставление сведений органам следствия и прокуратуры, не ведущим производство по уголовному или административному делу, ссылка на которое указана в запросе, а также до возбуждения уголовного или административного дела (в том числе в рамках проверки материалов или иных процессуальных действий) не допускается;

¾               по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов;

¾               по запросам органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции, в связи с предоставлением ими услуг и исполнением функций при присоединении к запросу электронного образа проверяемого нотариально удостоверенного документа или представления документа на бумажном носителе;

¾               по запросам органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации - городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, органов местного самоуправления в связи с проведением в соответствии с Федеральным законом от 13.07.2015 №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» мероприятий по выявлению правообладателей ранее учтенных объектов недвижимости - о правообладателях-наследниках, принявших наследство, в состав которого включён ранее учтённый объект недвижимости. В данном запросе должны быть указаны номер наследственного дела и (или) фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя, дата его смерти, место открытия наследства (последнее место жительства наследодателя), а также сведения о ранее учтённом объекте недвижимости. В случае, когда в наследственном деле отсутствуют документы, подтверждающие основания призвания к наследованию лица, подавшего заявление о принятии наследства, об этом указывается в ответе;

¾               по запросам органа, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (территориальные органы Федеральной налоговой службы), в связи с государственной регистрацией;

¾               по запросам нотариусов в связи с совершаемыми нотариальными действиями.

11.3          Запрашиваемые сведения (документы) предоставляются на платной основе в срок не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива в случаях, указанных в статье 52 Основ, по письменным запросам (рекомендуемые образцы запросов приведены в приложении №1 к Правилам хранения нотариальных документов):

¾               лиц, от имени или по поручению которых совершалось соответствующее нотариальное действие, их представителей^[8] или правопреемников^[9];

¾               лиц, подтвердивших своё право собственности на здание, строение (для предоставления сведений, архивных копий, архивных справок о документах, на основании которых построены или приобретены прежним собственником соответствующие здание, строение);

¾               любого из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителя завещания (для предоставления сведений по завещанию, архивной копии завещания при предъявлении свидетельства о смерти либо иной информации или документа, подтверждающего факт смерти).

11.4         При затрудненном поиске в отсутствие точных данных или необходимости оформления и описания номенклатурного дела срок исполнения запросов может быть увеличен до 30 календарных дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива или получения запроса в порядке ст.5 Основ, о чём заявитель должен быть уведомлён в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса, а в случае предоставления сведений на платной основе в течение 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

11.5         Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивные справки, архивные копии нотариальных документов, копии номенклатурных дел, оригиналы архивных нотариальных документов, номенклатурные дела выдаются на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя, в том числе в виде резолюции.

11.6         Оригиналы архивных нотариальных документов, номенклатурные дела выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами при представлении соответствующего судебного акта о производстве выемки или обыска.

11.7         Архивная справка - документ, составленный на бланке Нотариальной Палаты, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен^[10], которая:

¾               оформляется с обозначением в заголовке документа названия «Архивная справка»;

¾               на бумажном носителе подписывается уполномоченным работником нотариального архива и заверяется печатью Нотариальной Палаты для архивных документов, а если состоит из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Нотариальной Палаты для архивных документов;

¾               выдается в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП уполномоченного работника нотариального архива.

11.8         В случае расторжения нотариально удостоверенной сделки, отмены односторонней сделки, включая завещание, признания сделки или свидетельств недействительными судом при обращении за получением архивной копии нотариального документа выдается архивная справка с указанием сведений о расторжении, отмене или признании недействительным такого документа.

11.9         Архивная копия – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием учетных данных (например, архивного шифра) и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке^[11].

11.10    Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется с указанием учетных данных и номеров листов:

¾   на бумажном носителе и заверяется уполномоченным работником нотариального архива и печатью Нотариальной Палаты для архивных документов;

¾   в электронной форме и подписывается УКЭП уполномоченного работника нотариального архива, имя файла архивной копии, предоставляемой в форме электронного документа, должно содержать архивные учётные данные^[12].

11.11    Объём учетных данных, которые подлежат указанию в архивной копии, устанавливается в соответствии с действующим законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

11.12    При выдаче архивной копии завещания или архивной справки о содержании завещания в сопроводительном письме о направлении архивной копии или в тексте архивной справки отражаются сведения об отмене завещания (при их наличии) либо информация, что по сведениям, имеющимся в нотариальном архиве, данное завещание не отменено.

11.13    Архивные справки и архивные копии, ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) уполномоченным работником нотариального архива способом, указанным заявителем в запросе: направляются заявителю с сопроводительным письмом или выдаются под расписку.

Архивная справка и архивная копия, ответ на запрос в рамках ст.5 Основ в электронной форме направляются заявителю по указанному им адресу электронной почты либо в его личный кабинет в ЕИС.

При отсутствии указанного заявителем способа направления документа документ направляется по адресу, с которого направлен запрос (почтовый адрес, адрес электронной почты, личный кабинет в ЕИС). Электронный документ, подлежащий направлению (предоставлению), прикладывается к записи о его регистрации в электронном журнале обращений в нотариальный архив (при наличии технической возможности).

11.14    Письменные обращения, поступающие в нотариальный архив, а также образы обращений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе формируются в номенклатурное дело нотариального архива.

11.15    Не выдаются из нотариального архива документы:

¾               находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

¾               не прошедшие технического оформления и описания;

¾               в случае, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия на получение документа (отсутствие судебного акта, удостоверения работника соответствующего органа власти, доверенности и пр.).

11.16    При наличии информационной архивной системы учёт выдачи документов из нотариального архива ведется в электронном виде.

11.17    При выдаче или изъятии подлинников нотариальных документов, номенклатурных дел составляется карта-заместитель по приложению №2 или №3 соответственно к Правилам хранения нотариальных документов, которая заверяется подписью работника нотариального архива и помещается в дело или в первичное средство хранения, где находилось номенклатурное дело.

11.18    При выдаче или изъятии документов, номенклатурных дел, скан-образы которых отсутствуют в ЕИС, на их место помещаются копии, заверенные подписью руководителя нотариального архива или его заместителя и печатью Нотариальной Палаты для архивных документов, либо формируется электронный образ документа/дела, подписанный УКЭП руководителя нотариального архива или его заместителя, а в карте - заместителе указывается место его хранения на бумажном носителе или в электронной форме.

11.19     При возврате документа, номенклатурного дела:

¾               карта-заместитель дополняется сведениями об обнаружении недостачи и/или повреждении документов или отдельных листов в них, вносимыми после возврата документа/дела (при их наличии);

¾               в случае отсутствия недостачи и повреждений дела/документа карта - заместитель изымается и помещается в соответствующее номенклатурное дело нотариального архива (например, «Заявления о выдаче наследственных дел нотариусам для возобновления производства и документы к ним», «Заявления о выдаче нотариальных документов и номенклатурных дел»), а копия документа, номенклатурного дела уничтожается;

¾               на документе, на основании которого осуществлялась выемка/выдача, проставляется отметка о возврате документа/дела.

11.20    Состояние документов, возвращаемых в нотариальный архив, проверяется в присутствии лица, их возвращающего.

11.21    Перед выдачей и при возвращении документов в нотариальный архив:

¾               проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа;

¾               при обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов работник нотариального архива сообщает об этом руководителю нотариального архива или его заместителю и отражает данный факт в карте-заместителе.

11.22                       Выдача номенклатурных дел и документов фиксируется в журнале учета выдачи дел и документов из нотариального архива с проставлением подписи лица, получившего номенклатурное дело или документ либо указанием наименования адресата и способа направления номенклатурного дела или документа.

12 . ВЫДАЧА ИЗ НОТАРИАЛЬНОГО АРХИВА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ ДЛЯ ВОЗОБНОВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВА.

 

12.1.      В случае необходимости возобновления производства по находящемуся в нотариальном архиве наследственному делу такое наследственное дело выдаётся нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив, а в случае прекращения нотариальной деятельности таким нотариусом - нотариусу, определённому решением Нотариальной Палаты.

12.2.      Основанием выдачи наследственного дела является заявление по приложению №1 к Правилам хранения нотариальных документов лица, желающего получить свидетельство о праве на наследство (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов), которое:

¾               подаётся при личном обращении в нотариальный архив;

¾               подается при личном обращении к нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив, а в случае прекращения нотариальной деятельности таким нотариусом - нотариусу, определённому решением Нотариальной Палаты, который устанавливает личность заявителя и направляет в нотариальный архив через ИС Служебный раздел.

¾               направляется в нотариальный архив по электронным каналам связи, в том числе посредством ЕИС, нотариусом, засвидетельствовавшим подлинность подписи на таком заявлении.

12.3.      В срок не позднее 5 дней со дня получения запроса, указанного в п.12.2 Положения, работник нотариального архива извещает:

¾               заявителя о сроках выдачи наследственного дела и сообщает фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес и телефон нотариуса, уполномоченного вести производство по наследственному делу;

¾               соответствующего нотариуса о необходимости получения наследственного дела для возобновления.

12.4.      Не позднее 5 дней со дня получения извещения о необходимости получения наследственного дела нотариус получает наследственное дело на бумажном носителе в помещении нотариального архива или направляет в нотариальный архив заявление о направлении электронного образа наследственного дела, подписанного УКЭП работника нотариального архива. Наследственное дело на бумажном носителе должно быть получено нотариусом не позднее 20 дней со дня получения электронного образа наследственного дела. В случае отсутствия оснований для возобновления наследственного дела, нотариус обязан направить в адрес Нотариальной Палаты письменное извещение об отсутствии необходимости в получении наследственного дела на бумажном носителе для возобновления производства с указанием реквизитов дела, а также соответствующего архивного фонда.

12.5.      Наследственные дела могут быть выданы из нотариального архива:

¾               нотариусу при предъявлении удостоверения нотариуса или документа, удостоверяющего личность;

¾               лицу, замещающему временно отсутствующего нотариуса, при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и копии приказа территориального органа юстиции о наделении полномочиями нотариуса;

¾               работнику, стажёру нотариуса, допущенным к тайне совершения нотариальных действий, при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности нотариуса, которому выдается дело для возобновления производства.

12.6.      При выдаче наследственного дела:

¾               на место выданного наследственного дела помещается карта-заместитель, составленная по приложению №3 к Правилам хранения нотариальных документов;

¾               выдача фиксируется в журнале учета выдачи дел и документов из нотариального архива с проставлением подписи лица, получившего наследственное дело;

¾               в ЕИС работником нотариального архива указывается статус дела «Передано для возобновления»;

¾               после получения нотариусом дела нотариус в ЕИС указывает, что наследственное дело получено.

12.7.      Если возобновление наследственного дела осуществляется на основании документа, ранее переданного в нотариальный архив в составе единого номенклатурного дела (например, «Свидетельства о праве на наследство и правоустанавливающие документы к ним»), сформированного государственной нотариальной конторой, работник нотариального архива:

¾               регистрирует наследственное дело в ЕИС (при отсутствии регистрации);

¾               передаёт нотариусу электронные образы необходимых документов из такого номенклатурного дела, подписанные УКЭП работника нотариального архива.

            Нотариус для выдачи свидетельства:

¾                               помещает полученные документы в обложку наследственного дела и формирует наследственное дело в порядке, предусмотренном ПНД;

¾               изготавливает электронные образы нотариальных документов и передает их на хранение в ЕИС.

12.8.      При завершении работы с полученным для возобновления наследственным делом нотариус:

¾               изготавливает электронные образы нотариальных документов (в случае их выдачи при возобновлении) и передаёт их на хранение в ЕИС;

¾               возвращает наследственное дело в нотариальный архив по истечению 10 лет после окончания производства по наследственному делу, а в случае установления факта отсутствия оснований для возобновления наследственного дела или не обращения заявителя за получением свидетельства - не позднее одного года после получения нотариусом наследственного дела из нотариального архива.

12.9.       При возвращении наследственного дела карта-заместитель изымается, дополняется сведениями о количестве листов возвращённого наследственного дела в случае добавления в него нотариусом документов и помещается в соответствующее номенклатурное дело нотариального архива (например, «Заявления о выдаче наследственных дел нотариусам для возобновления производства и документы к ним»).

12.10.  Возвращённое вновь сформированное в рамках требований пункта 12.7 Положения наследственное дело учитывается нотариальным архивом как отдельная единица хранения, включается в опись наследственных дел и помещается для хранения в то же первичное средство хранения (короб и (или) папку), в которое помещено соответствующее номенклатурное дело, копии документов из которого направлялись нотариусу (например, «Свидетельства о праве на наследство и правоустанавливающие документы к ним»).

Номенклатурное дело, содержащее свидетельства о праве на наследство и правоустанавливающие документы к ним, сформированное государственной нотариальной конторой, не переформировывается.

 

13 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

13.1.   Настоящее Положение утверждается Правлением Нотариальной Палаты Республики Башкортостан и вступает в силу с момента его утверждения.

13.2.   Вопросы, не урегулированные настоящим Положением, решаются в соответствии с действующим законодательством.

13.3.   Изменения, дополнения, внесенные в настоящее Положение, утверждаются Правлением Нотариальной Палаты Республики Башкортостан и вступают в силу с момента их утверждения.